LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

Por Alberto Adolfo Allemand (73B)

Es realmente para mí un honor que Juan Herrán me haya pedido que colabore con un artículo para incorporar a la revista de la Asociación de Exalumnos. Su pedido fue que tratara de aportar algo que tenga que ver con mi actividad profesional y que además pueda ser entretenido y de interés. Soy Contador Público y si bien puedo escribir de mi actividad creo que no podré cumplir con el objetivo que me pidió Juan de que además, lo que escriba sea entretenido y de interés. Desde hace 27 años soy parte de Deloitte, una consultora internacional dedicada a prestar servicios de auditoría, consultoría, impuestos y corporate finance, en todas sus variantes. Estos servicios son prestados a empresas de todo tipo de actividad y de tamaño, de origen nacional o extranjero, exportadoras o dependientes del mercado local, en fin todo tipo de Compañías con distinto volumen de actividad y distintas características.

Para focalizar el contenido de este artículo (si se lo pudiera considerar integrante de la categoría de los artículos) quisiera concentrarme en una problemática que hace a todas las empresas y que es para todas un común denominador, que es necesaria para la vida de las empresas y para todos los que desde adentro o desde fuera interactúan con ellas; esta problemática es la de la "información". La información es la herramienta que permite manejar un negocio y que ayuda o hace posible la toma de decisiones. En esta problemática es donde las Compañías requieren de los servicios profesionales de especialistas o, dicho en otras palabras, del asesoramiento externo que brindan organizaciones especializadas.

La calidad de la información es necesaria para el éxito de un negocio o de un proyecto. Todos manejamos información en forma permanente, tanto en nuestra actividad profesional o empresaria, en nuestro puesto de trabajo, como en nuestra vida familiar o personal. Esta información es la que nos permite decidir. La calidad de nuestras decisiones estará en relación con la calidad de la información de que dispongamos. No se trata de cantidad de información sino de su calidad, de su carácter de adecuada, necesaria y correcta.

Las empresas contratan servicios profesionales para mejorar la calidad de su información.

En lo que hace a los servicios de auditoría externa, las empresas los contratan con el objetivo de que sus auditores efectúen una revisión de la información que contienen sus estados financieros y emitan en consecuencia su opinión profesional sobre los mismos. Estos estados, conocidos tradicionalmente como "el balance", son preparados para conocer y mostrar la situación patrimonial y financiera de la empresa y ser presentados al público o a los terceros que necesiten o estén interesados en conocer la situación de la referida empresa. El dictamen de los auditores es su opinión profesional y acompaña a los estados financieros de la empresa e indica si los mismos presentan adecuadamente la situación patrimonial y financiera de la empresa de acuerdo con las normas contables vigentes.

En lo referente a los servicios de consultoría en general, las empresas normalmente contratan servicios de asesoramiento externo para mejorar todos los aspectos que hacen al manejo de su información. Por ello, la necesidad de procesar gran cantidad de transacciones, necesita del soporte de tecnología y de sistemas aplicativos que están desarrollados en el mercado. El manejo de información, asociado al desarrollo de tableros de comando que seleccionan, clasifican y procesan cierta información definida necesaria para la toma de decisiones, implica la implementación de soluciones tecnológicas de uso casi imprescindible para dar agilidad, confiabilidad y flexibilidad al manejo de un negocio. La seguridad en el manejo de la información es un tema que preocupa a los empresarios y hace imprescindible el desarrollo de políticas de seguridad asociadas a soluciones tecnológicas que aseguren la protección y privacidad de la información empresaria. La tecnología se ha transformado en una pieza clave en el desarrollo de soluciones para los problemas empresarios y su complejidad, así como la existencia de innumerables soluciones disponibles en el mercado, ha hecho que sea necesario contar con el adecuado asesoramiento que permita identificar la problemática de una empresa o un negocio, definir el tipo de solución que se adapte para resolver esa problemática y finalmente implementar esa solución.

Finalmente un tema que no puede dejarse de mencionar al referirse a la información empresaria es la necesidad de gerenciarla adecuadamente, es decir de poder contar con las herramientas que permitan proporcionar la información necesaria en el momento oportuno y con los datos que sean precisos para apoyar y resolver la toma de decisiones.

Es aquí donde se hace necesario la definición de cual será esa información y cómo deberá compilarse, seleccionarse, procesarse y comunicarse para que sea eficiente y eficaz. Sólo como ejemplo y relacionado con la información relativa a costos o gastos, algunas empresas han definido la necesidad de contar con esta información compilada por centro de costos mientras otras han creído más conveniente manejarla por tipo de proceso de negocio o de producción y otras por actividades formadoras de los distintos procesos. Estos diferentes enfoques estarán íntimamente relacionados con la definición del modo de manejar la información que cada empresa defina, lo que estará en línea con la estrategia o visión de los negocios que tenga.

Para concluir, y cómo síntesis de los comentarios aquí resumidos, resulta necesario destacar que el "gerenciamiento" de la información es un elemento distintivo de la estrategia que la empresa desarrolle y consecuentemente es un elemento que debe analizarse y discutirse para ser exitosos en el contexto actual de los negocios. Lo importante no es sólo contar con información, de hecho hoy disponemos de muchísima información tanto a nivel individual (básicamente a través de Internet) como a nivel empresario (la tecnología actual nos permite contar con toda la información que necesitemos). La forma en que se administre la información, es decir se ordene o compile para poder ser proporcionada en forma que resulte útil para el fin que se desee, la manera en que esa información es proporcionada, la oportunidad, es decir el momento en que se tome conocimiento de la misma, la clasificación que se haga de ella, en fin, la forma en que se decida "gerenciarla" será el valor distintivo que se le agregue a esa información y permitirá que la misma sea un factor desencadenante del éxito o fracaso del negocio o la empresa. Por ello, en el momento del mundo en que vivimos, la manera de administrar la información es un elemento clave de la estrategia empresaria y debe ser tratada como tal.